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研究生学位档案整理归档工作须知(试行)

时间: 2015-11-19 栏目: 规章制度 点击: 8863 次

一、确定研究生学位档案整理归档人员

    研究生学位档案整理归档第一责任人为毕业研究生辅导员,第二责任人为院研究生秘书,各学院每年至少安排2名固定的研究生参加档案整理归档(一、二年级各一名,保证工作延续性)。研究生参加档案整理归档的过程中,需由负责老师在场并作具体指导。

二、研究生学位档案归档内容

(一)博士研究生:

1、卷内文件目录1份;

2、毕业研究生登记表1份;

3、博士学位申请书1份;

4、研究生学习成绩登记表1份;

5、博士研究生论文评阅书5份;

6、博士学位论文答辩会会议记录和决议书1份;

7、4001澳门老百汇网址研究生开题报告及论文工作计划1份;

8、博士学位论文中英文摘要各1份;

9、博士学位论文1份。

(二)学术型硕士研究生和全日制专业学位研究生:

1、卷内文件目录1份;

2、毕业研究生登记表1份;

3、硕士学位申请书1份;

4、研究生学习成绩登记表1份;

5、研究生论文评阅书2份;

6、硕士学位论文答辩会会议记录和决议书1份;

7、4001澳门老百汇网址研究生开题报告及论文工作计划1份;

8、硕士学位论文中英文摘要各1份;

9、硕士学位论文1份。

(三)以研究生同等学力申请硕士学位人员:

1、卷内文件目录1份;

2、硕士学位申请书1份;

3、研究生课程进修班成绩记录1份;

4、研究生论文评阅书3份;

5、硕士学位论文答辩会会议记录和决议书1份;

6、4001澳门老百汇网址研究生开题报告及论文工作计划1份;

7、硕士学位论文中英文摘要各1份;

8、硕士学位论文1份。

三、档案整理

    各学院研究生学位档案须按以上内容要求,依据文件安排时间将材料整理齐全、完整,不得有重份和草稿等材料。学习成绩登记表须研究生秘书签名、分管院长签字并加盖学院公章,毕业研究生登记表、学位申请书、论文相关材料须按照材料内容完成签名盖章,需签署意见的要认真完成。签名要求本人签名,不得代签或打印。完成本学院的所有签字盖章后,至4001澳门老百汇网址完成所有材料的签字盖章主要涉及以下签章:

    毕业研究生登记表(在思想教育办公室签字盖章)

    学位申请书、决议书(在学位办公室、校办签字盖章)

    学习成绩登记表(在4001澳门老百汇网址办公室盖章)

四、档案检查、立卷

    各学院按照学校档案馆培训要求,通过南大之星系统完成档案著录工作,信息录入工作完成后,将封面及备考表打印放入档案,各类别随机抽取1-2本,提交4001澳门老百汇网址学位办进行检查,检查无误后学位办将在档案末页签字盖章。学院继续完成打孔、装线、装盒工作。

五、移交档案馆

    完成相关以上步骤后,各学院务必再次核对拟报送档案的数量、人员姓名是否与对应批次本院学位授予名单一致,以免疏漏。确认无误后,向档案馆移交。移交材料时按要求填写《档案移交(接收)登记表》(在档案馆网站下载专区中下载),一式两份,填写完备,加盖学院公章,连同立档学员名单、档案号目录和整理好的档案材料一起移交档案馆。


                             档 案 馆

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2015年5月